Zentralamt, Hauptamt (Bestand)

Bestand

Erschließungszustand, Umfang: Findbuch (gedr., 1996), Ablieferungslisten
erschlossen ca. 45 lfm
unverzeichnet ca. 15 lfm

Verwandte Verzeichnungseinheiten: Vorgänger: NSA; Nachfolger einzelner Abteilungen: Organisationsamt, Presseamt, Forstamt

Literaturhinweis: siehe Veröffentlichungen

Vorwort: 1. Behördengeschichte (1945-1970)

Nachdem 1937 Lübeck seine Eigenstaatlichkeit verloren hatte und ein Stadtkreis in der preußischen Provinz Schleswig-Holstein geworden war, entstand aus der Senatskanzlei das Zentralamt, das wie das Personalamt, das Rechtsamt, das Rechnungsprüfungsamt und die Gemeindepolizei der Hauptverwaltung (nach dem 2. Weltkrieg Innere Verwaltung) zugeordnet wurde, da im preußischen Gemeindeverfassungsrecht kein Senat und somit keine Senatskanzlei vorgesehen war. 1958 wurde die Bezeichnung in Hauptamt geändert.
Sitz des Hauptamts ist das Rathaus und die umliegenden Gebäude.

Das Hauptamt ist ein sogenanntes "Querschnittsamt", d.h. es koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Ämtern und zwischen Bürgerschaft, Senat und Verwaltung. Im einzelnen bereitet das Hauptamt die Sitzungen und Beschlüsse des Senats vor und führt das Protokoll zu den Senatssitzungen, es bearbeitet die Beschwerden und Eingaben an den Bürgermeister und Dienstaufsichtsbeschwerden, über die der Bürgermeister als Dienstherr zu entscheiden hat und verhandelt mit anderen Behörden, Regierungen (u.a. Militär-, Bundes- und Landesregierung), Gerichten, dem Deutschen Städtetag usw. Das Büro der Bürgerschaft zur Vorbereitung der Bürgerschaftssitzungen ist dem Hauptamt angegliedert.

Außerdem bearbeitet das Hauptamt die Ehrenangelegenheiten der Stadt, es bereitet also Empfänge und Ehrungen durch die Stadt aber auch durch andere Stellen vor (u.a. Ehrungen durch den Bundespräsidenten), es hat die untere Aufsicht über die Standesämter und hatte die Aufsicht über Stellen, die direkt dem Bürgermeister unterstellt waren (Ortsbeauftragte, Wirtschafts- und Ernährungsamt, Dolmetscherbüro ab 1945 usw.). Das Hauptamt ist für die Zentralisierung der städtischen Fernsprechanlage zuständig und leitet die Fernsprechanlage der Stadt.
Von 1938-1954 übernahm das Zentralamt Aufgaben des Jagdvorstehers für alle gemeinschafltichen Jagdbezirke gemäß § 10 des Reichsjagdgesetzes. Ab 1954 wurde dieses vom Forstamt wahrgenommen. Die Akten sind zwar vom Zentralamt an das Forstamt abgegeben worden, sind aber nach Übernahme in das Archiv und Verzeichnung des Bestands Forstamt mit in den Bestand Hauptamt eingereiht worden.
Bis zur Errichtung eines besonderen Presseamts nahm das Zentralamt diese Aufgabe wahr.

1950 wurde die Beschaffungsstelle, die bis dahin von der Sozialverwaltung - Amt für Anstalten betreut wurde, an das Zentralamt angegliedert. 1968 wurde die Beschaffungsstelle zum Organisationsamt ausgegliedert.

Das Organisationsamt war von 1945-1954 eine Abteilung des Zentralamts. Es soll für die zweckmäßige und wirtschaftliche Arbeit der Verwaltung sorgen und diese überwachen. So ist es u.a. für Stellenplanangelegenheiten und die räumliche Unterbringung der Verwaltung zuständig. 1970 wurde das Organisationsamt als Abteilung wieder in das Hauptamt überführt. Der größte Teil der Akten des Organisationsamtes wurde allerdings in diesem Bestand nicht verzeichnet und bildet einen eigenen Bestand "Organisationsamt".

1957 wurde eine Abteilung "Zentraler Ermittlungsdienst" geschaffen, der u.a. die Ermittlung von Adressen für die Eintreibung von Steuern, Abgaben und Gebühren obliegt und die von der gesamten Stadtvewaltung und auch anderen Körperschaften in Anspruch genommen wird.

Mit der Unterbringung der Nebenstelle Travemünde im Verwaltungsgebäude am Lotsenberg 1963 lag die organisatorische Betreuung dieser Außenstelle beim Hauptamt. Die fachliche Betreuung nahmen die einzelnen Fachämter vor.

Von 1968 (bis 1975) betreute das Hauptamt die Regionalplanungsstelle für Lübeck und die umliegenden Kreise "Arbeitsgemeinschaft Raum Lübeck".

Seit 1970 gehört das Hauptamt zum Dezernat Zentrale Verwaltungsaufgaben.

2. Bestandsgeschichte

Die Akten des Hauptamts kamen in 26 Ablieferungen zwischen 1960 und 1993 an das Arhciv, deren umfangreichste die von 1960 und 1970 waren.(Erwerbsnummern befinden sich in der Behördenkartei). Die Ablieferungen hatten einen Gesamtumfang von etwa 100 lfm.

Der Aktenplan des Hauptamts wurde in der Zeit zwischen 1945 und 1970 zweimal grundlegend verändert. Der älteste Aktenplan war von 1945-1947 in Gebrauch. Die Akten wurden nach einem alpha-numerischen System geordnet, der bei steigender Aktenzahl immer unübersichtlicher wurde, so daß ein neuer Aktenplan entworfen wurde, der nun rein numerisch nach Aufgabengliederungsplan der Stadtverwaltung aufgebaut war. 1969/70 wurde der dem bisherigen Aktenplan ähnliche Musteraktenplan für Städte eingeführt, der den Veränderungen in der Verwaltung Rechnung tragen konnte.

Über eigenmächtige Kassationen des Hauptamtes ist nichts bekannt. Bei der Übernahme in das Archiv wurden Kassationen nur sehr sparsam durchgeführt, so daß vor der Verzeichnung Akten, deren Inhalt nur eine geringe geschichtliche Bedeutung hatten, vernichtet wurden. Doppelstücke und Abschriften von Schriftgut anderer Behörden wurden, sofern sie nicht auch der Kassation zum Opfer fielen, als mögliche Ersatzdokumentation anderen Beständen zugeführt.

Ebenfalls in diesen Bestand wurden Handakten von Oberstadtdirektor Emil Helms und Bürgermeister Max Wartemann sowie Akten von Aufsichts- und Verwaltungsräten bei Beteiligungsunternehmen und Akten über Kuratorien von Schulen und ähnlichem eingegliedert. Niederschriften über Senats- und Ausschußsitzungen befinden sich in einem eigenen Bestand.

Der hier verzeichnete Teil des Bestands umfaßt ca. 45 lfm und einen Zeitraum von 1879-1982. Unverzeichnet sind derzeit noch 16 lfm. Das Schwergewicht leigt in der Zeit von 1945-1970.

Vorgängerakten befinden sich hauptsächlich im Bestand Neues Senatsarchiv (NSA), weil das Hauptamt bis 1945 die Senatsakten weiterführte. Da das Hauptamt (heute Amt für Zentrale Verwaltungsaufgaben) noch existiert, ist der Bestand noch nicht abgeschlossen. Akten ab ca. 1970 können auch, sofern sie schon an das Archiv abgegeben wurden, in Ablieferungslisten aufgefunden werden.

3. Methode der Ordnung und Verzeichnung; Benutzung

Um die noch nicht verzeichneten Akten später leichter eingliedern zu können, wurden die Akten in Anlehnung an den derzeit gültigen Aktenplan des Hauptamts geordnet. Der gültige Aktenplan gliedert sich nach dem Verwaltungsaufbau der Stadt und erst zweitrangig nach der Sachthematik. Lediglich einzelne Akten wurden, um den sachthematischen Zusammenhang wahren zu können, an neue Stellen gelegt. Akten mit älteren Aktenzeichen konnten zumeist recht eindeutig in den neuen Aktenplan eingeordnet werden. Oftmals handelt es sich um reine Vorgängerakten, die zu einem einzigen Band vereinigt wurden.

Durch die Konkordanz zwischen Aktenzeichen und Archivnummer läßt sich der ursprüngliche Zustand rekonstruieren.

Fast jede Aktengruppe des Aktenplans beginnt mit einer Akte "Allgemeines" (im Verzeichnis mit "Verschiedenes" oder durch das Anhängsel "-wesen" bezeichnet). Sofern eine Spezialakte zu den einzelnen Vorgängen dieser Akte besteht, wurden diese vereinigt. Vorgänge mit geringer historischer Bedeutung wurden vernichtet.

Die Blätter der Akten wurden im Hauptamt durchgezählt. Falls sich in einer Akte mehrere Vorgänge befanden, wurde meist jeder Vorgang für sich gezählt. Da kleine Fehler der Registratur bereinigt und Doppelstücke aus den Akten entfernt wurden, ist diese Zählung für den archivischen Aktenband nicht mehr richtig und sollte bei Zitaten nicht verwendet werden.

Zum leichteren Auffinden einzelner Betreffe ist am Ende des Verzeichnisses ein Register (Index) angefügt. Da dieser Bestand mit Hilfe des Computers bearbeitet wurde, bestehen weitere Suchmöglichkeiten direkt in der Datenbank.

Einzelne Akten dieses Bestandes mußten aus Datenschutzgründen gesperrt werden. Da nicht jeder Einzelfall auf einen möglichen Personenschutz hin überprüft werden konnte, der Bestand aber möglichst komplett zugänglich sein sollte, muß der Benutzer - besondere bei Veröffentlichungen - die Datenschutzbestimmungen eigenverantwortlich beachten.

Lübeck, 1. Oktober 1996
Hans-Henning Freitag

Eingrenzung und Inhalt: Aufbau der Stadtverwaltung, Erstellung von Satzungen; Wiederherstellung der staatlichen Unabhängigkeit Lübecks; Geschäftsführung der Bürgerschaft und des Senats; Verwaltung des Rathausgebäudes und der verwaltungseigenen Fernsprechanlage; Verleihung von Ehrenrechten und -auszeichnungen; Kontakt zur Militärregierung, zu Bundes- und Landesbehörden, -gerichten, und -regierungen und zu in- und ausländischen Kommunen und öffentlich-rechtlichen Körperschaften usw.

Verwaltungsgeschichte/biographische Angaben: Das Hauptamt, bis 1958 Bezeichnung "Zentralamt", war ein sogenanntes "Querschnittsamt", d.h. es koordinierte die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Ämtern und zwischen Bürgerschaft, Senat und Verwaltung. Im einzelnen bereitete das Hauptamt die Sitzungen und Beschlüsse des Senats vor und führte das Protokoll zu den Senatssitzungen, es bearbeitete die Beschwerden und Eingaben an den Bürgermeister und Dienstaufsichtsbeschwerden, über die der Bürgermeister als Dienstherr zu entscheiden hatte und verhandelte mit anderen Behörden, Regierungen (u.a. Militär-, Bundes- und Landesregierung), Gerichten, dem Deutschen Städtetag usw.. Außerdem bearbeitete das Hauptamt die Ehrenangelegenheiten der Stadt, es bereitete also Empfänge und Ehrungen durch die Stadt aber auch durch andere Stellen vor (u.a. Ehrungen durch den Bundespräsidenten), es war untere Aufsichtsbehörde über die Standesämter und hatte die Aufsicht über Stellen, die direkt dem Bürgermeister unterstellt waren (Ortsbeauftragte, Wirtschafts- und Ernährungsamt, Dolmetscherbüro ab 1945 usw.). Das Hauptamt war für die städtische Fernsprechanlage zuständig. Von 1938-1954 übernahm das Zentralamt Aufgaben des Jagdvorstehers für alle gemeinschaftlichen Jagdbezirke. Bis zur Errichtung eines besonderen Presseamts (1947) nahm das Zentralamt diese Aufgaben wahr. 1950 wurde die Beschaffungsstelle, die bis dahin von der Sozialverwaltung - Amt für Anstalten betreut wurde, an das Zentralamt angegliedert. 1968 wurde die Beschaffungsstelle dem Organisationsamt angeschlossen. Das Organisationsamt war von 1945-1954 eine Abteilung des Zentralamts. 1970 wurde das Organisationsamt als Abteilung wieder in das Hauptamt überführt, 1982 wieder eigenständiges Amt (näheres bei Organisationsamt). 1957 wurde eine Abteilung "Zentraler Ermittlungsdienst" geschaffen. Mit der Unterbringung der Nebenstelle Travemünde im Verwaltungsgebäude am Lotsenberg 1963 lag die organisatorische Betreuung dieser Außenstelle beim Hauptamt. Seit 1970 gehörte das Hauptamt zum Dezernat Zentrale Verwaltungsaufgaben. 1991 wurde die Abteilung Senatsbüro geschaffen, die 1992 direkt dem Bürgermeister unterstellt wurde. Das Hauptamt wurde mit dem Organisationsamt unter der Bezeichnung Amt für zentrale Verwaltungsaufgaben vereinigt. Seit ... führt es unter der Bezeichnung "Bürgermeisterkanzlei" diese Aufgaben fort.

Die Akten des Hauptamts kamen in 26 Ablieferungen zwischen 1960 und 1993 an das Archiv. 1969/1979 wurde der Musteraktenplan für Städte eingeführt, der den Veränderungen in der Verwaltung Rechnung tragen konnte. Die bereits verzeichneten Akten wurden nach diesem Aktenplan geordnet (bis 1970, für spätere Akten liegen nur Ablieferungslisten vor).

Veröffentlichungen: Archiv der Hansestadt Lübeck, Findbücher 4: Hauptamt 1945-1970, Lübeck 1996

Object Details

• Reference number of holding: Archiv der Hansestadt Lübeck, 04.01-0

References and Relationships

• Context: Archiv der Hansestadt Lübeck (Archivtektonik) >> 04 Gemeindevertretung und Behörden nach 1937 >> 04.01 Allgemeine Verwaltung

Contributors, Places and Time

• Date of creation of holding: 1945-1993

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